Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра —это один из методов тайм-менеджмента, используемый для установки приоритетов, в котором задачи оцениваются по двум критериям: важности и срочности.

Тайм-менеджмент — это комплекс методов и приемов, направленных на управление временем с целью повышения продуктивности, эффективности и достижения успеха в личной и профессиональной сферах. Он предполагает организацию задач, планирование рабочего времени, установление приоритетов, умение делегировать и контролировать выполнение.

Построение матрицы Эйзенхауэра

Для сортировки задач по критериям Важности-Срочности используется простая таблица состоящая из четырех квадратов:

Матрица Эйзенхауэра

Дела из Квадрата A (Важно - Cрочно) считаются наиболее приоритетными, их следует выполнять в первую очередь. Дела из Квадрата D (НЕ Важно - НЕ Cрочно) выполняют в последнюю очередь или вообще не делают.

Квадрат A (Важно - Cрочно)

Это квадрат для дел, которые надо сделать прямо сейчас, бросив все остальные задачи, иначе это приведет к тяжелым негативным последствиям. Обычно у таких задач есть осязаемые дедлайны и последствия, если не выполнить их вовремя. Сюда относятся дела, возникшие из-за кризисов или форс-мажоров.

• Задачи, которые необходимо решить, чтобы избежать больших затруднений в жизни
• Дела, невыполнение которых ставит под угрозу достижение цели
• Вопросы здоровья

Квадрат B (Важно - НЕ Cрочно)

Этот квадрат еще называюте «Стратегическим». Эти дела помогают двигаться к долгосрочным целям с самыми ценными результатами. У них может не быть ограничений по времени или конечного срока, поэтому часто их заменяют задачами из списка срочных. В идеале большая часть вашего дня должна быть заполнена задачами из этого квадранта.

Сюда входят:

• Основная работа, рабочие задачи, связанные с выполнением проектов, должностных обязанностей.
• Задачи, связанные с поддержанием основных ценностей.
• Задачи для долительных проектов, дедлайн по которым наступит еще не скоро.
• Задачи, нацеленные на саморазвитие: чтение книг по специальности, прохождение курсов. Задачи по поиску новых возможностей.

Квадрат C (НЕ Важно - Cрочно)

Срочные, но неважные задачи, как правило, появляющиеся неожиданно, требующие внимания, но не ведущие ни к каким позитивным изменениям, не отвечающие вашим приоритетом. Например, поломка техники, срочное, но бессмысленное совещание.

Выполнение этих задач не помогает достичь цели, они мешают сосредоточиться на действительно важном и снижают эффективность. Рекомендуется делегировать такие задачи.

Квадрат D (НЕ Важно - НЕ Cрочно)

Мелкие дела по работе, такие как разбор почты, звонки, наведение порядка на рабочем столе. Вроде бы бессмысленные, бесполезные дела, не ведущие ни к каким целям и не реализующие никакие приоритеты. С другой стороны и эти дела надо сделать.

В этом квадрате находятся дела, которые, с одной стороны, не приносят пользы, с другой — часто являются приятными.

Построение матрицы Эйзенхауэра в Excel

Довольно просто можно построить матрицу Эйзенхауэра в Excel.

Матрица Эйзенхауэра в Excel

Голубым фоном выделены ячейки для ввода. Часть строк скрыта для экономии места.

Как используют матрицу Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это простой и мощный инструмент тайм-менеджмента, который можно использовать для решения нескольких важных задач.

Расстановка приоритетов

Основное предназначение матрицы Эйзенхауэра — определение приоритетности задач. Матрица помогает понять, в каком порядке выполнять задачи и сколько времени им уделить.

Приоритет задач в матрице обычно выглядит так:

• Квадрат A — выполнить в первую очередь, потратить необходимое количество времени.
• Квадрат B — потратить необходимое количество времени.
• Квадрат C — потратить минимальное количество времени.
• Квадрат D — выполнить в последнюю очередь.

Желательно потратить как можно больше времени на важные дела из Квадрата B, и минимальное время — на второстепенные задачи из Квадрата C.

Планирование дел

Матрицу Эйзенхауэра можно рассматривать как усовершенствованный вариант обычного списка дел, отсортированыый по важности и по срочности. В таком списке сразу видно, какие задачи главные, а какие второстепенные.

Если владеть навыками программирования, можно написать функцию на VBA (Visual Basic for Application) для Excel, которая будет делать развертку матрицы в виде вертикального списка. На рисунке показана развертка матрицы, показанной выше.

Развертка матрицы Эйзенхауэра в Excel

Полученную развертку матрицы можно использовать как источник для выпадающего списка при формировании списка дел.

Развертка матрицы Эйзенхауэра как источник выпадающего списка в Excel

Делегирование

Матрица Эйзенхауэра помогает определить, какие задачи можно делегировать подчиненным, а какие не стоит.

• В первую очередь следует делегироть задачи из Квадратов C (НЕ Важно - Cрочно) и D (НЕ Важно - НЕ Cрочно) — это второстепенные дела, которые отнимают у руководителя время. Тут уместно вспомнить принцип «80/20»: 80 процентов усилий направленные на второстепенные задачи принесут 20 процентов результата, а 20 процентов усилий сосредоточенные на главных задачах принесут 80 процентов результата.
• Задачи из Квадрата B (Важно - НЕ Cрочно) следует передавать подчиненным выборочно и с осторожностью.
• Дела из Квадрата А (Важно - Cрочно) делегировать нежелательно.

Диагностика продуктивности

Анализ уже выполненных задач — еще один вариант применения матрицы Эйзенхауэра. С его помощью можно обнаружить узкие места в тайм-менеджменте, над которыми надо поработать.

Такой анализ выполняется следующим образом:

• За некоторый истекший период (например, за месяц), составить список завершенных задач
• Распределить их по квадратам матрицы Эйзенхауэра
• Подсчитытать, на какой квадрат ушло больше всего времени

Если наблюдается явное преодладание одного из квадратов, возможны четыре варианта:

• Преобладает Квадрат A (Важно - Cрочно). Такая матрица отражает состояние постоянного аврала. Обычно это происходит из-за системных ошибок в планировании: неумение делегировать, неправильное распределение усилий, переоценка своих возможностей.
• Преобладает Квадрат B (Важно - НЕ Cрочно). Такая матрица в целом считается хорошей, поскольку человек явно сосредоточен на своих целях. Однако, как показывает опыт, могут накапливаться долги в Квадрате C (НЕ Важно - Cрочно).
• Преобладает Квадрат C (НЕ Важно - Cрочно). Преобладают рутинные задачи, не связанные с главными целями. Получается, что по внешмим признакам, человек завален работой, но в его жизни от этого ничего не меняется.
• Преобладает Квадрат D (НЕ Важно - НЕ Cрочно). Преобладают приятные, но малозначительные задачи, которыми человек занимается в ущерб важным делам. Матрица указывает на проблемы с самодисциплиной.