Как создать выпадающий список в Excel

Представьте, что вы вносите данные в таблицу. Названия товаров, статусы заказов, регионы, названия городов и так далее. Но вводите то «Москва», то «мскв», то «Москва » с лишним пробелом. Для человека это одно и то же, а для Excel три разных значения.

Знакомая ситуация? Решение есть, это выпадающий список. Это не просто удобно, это фундамент для чистых данных и безошибочной аналитики.

Как создать выпадающий список за 3 шага:

Подготовьте список значений.

Создайте на любом листе столбец с вариантами выбора (например, «Новый», «В работе», «Выполнен»). Лучше всего использовать отдельный лист настроек, так список будет удобнее редактировать.

Выделите ячейки для списка.

Выделите диапазон на вашем основном листе, в ячейках которого должны быть выпадающие списки.

Настройте проверку данных.

1. Перейдите на вкладку Данные — Проверка данных.
2. В поле Тип данных выберите Список.
3. В поле Источник укажите на ваш подготовленный список (просто выделите его мышкой).
4. Нажмите ОК.

Теперь в выделенной ячейке диапазона появляется стрелочка. Кликните по ней — и просто выберите нужный вариант. Не надо печатать на клавиатуре, соответственно никаких опечаток.

Что получаем

1. Скорость. Выбор из списка всегда быстрее, чем ручной ввод.
2. Точность. Данные стандартизированы. Вы получаете «идеальные» данные для фильтров, сводных таблиц и графиков.
3. Удобство для пользователя. Любой сотрудник, даже не знакомый с нюансами вашей таблицы, сможет корректно внести данные. В моих таблицах я постоянно использую выпадающие списки, считаю их очень полезными.

Этот простой инструмент — первый шаг к превращению вашего Excel-файла из просто таблицы в мощную и надежную базу данных. Кстати, выпадающие списки можно сделать «умными» — например, чтобы варианты в одном списке динамически менялись в зависимости от выбора в другом. Звучит сложно? В следующем письме я расскажу именно об этом!

А пока — попробуйте создать свой первый список. Это займет не больше минуты, а эффект вы ощутите сразу.